CV d’assistant(e) administratif(ve) : exemple, compétences et conseils
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Les offres d’assistant(e) administratif(ve) reçoivent beaucoup de candidatures, et les logiciels de recrutement trient sur les outils cités : Pack Office, logiciel de gestion, ERP. Ton CV doit nommer ces outils, montrer le volume et la variété de ce que tu gères, et prouver ta fiabilité.
Ce que le recruteur vérifie en premier
- Les logiciels. Word, Excel (niveau précis), Outlook, et le logiciel métier de l’entreprise (SAP, Sage, Cegid) si tu le connais.
- Le périmètre. Accueil, courrier, agendas, devis et factures, suivi des commandes, archivage, RH de premier niveau.
- Le volume. Nombre de personnes assistées, de dossiers ou de factures traités.
- La fiabilité. Rigueur, confidentialité, respect des délais.
Les mots-clés à mettre dans ton CV
Les logiciels de recrutement comparent ton CV aux mots de l’offre. Voici ceux qui reviennent le plus dans les annonces de ce métier : garde ceux que tu maîtrises vraiment, avec l’orthographe exacte de l’annonce.
Compétences techniques
- Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Excel : tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV
- Gestion d’agendas
- Accueil physique et téléphonique
- Rédaction de courriers et comptes rendus
- Devis et facturation
- Suivi des commandes
- Classement et archivage
- SAP
- Sage
- Gestion administrative du personnel
- Organisation de déplacements et de réunions
Savoir-être et compétences transverses
- Rigueur
- Organisation
- Discrétion
- Polyvalence
- Aisance rédactionnelle
- Sens des priorités
Exemple d’accroche
À éviter
Assistante administrative polyvalente et rigoureuse, cherchant un poste stable.
Mieux
Assistante administrative, 5 ans dans une PME industrielle de 60 salariés : facturation, suivi des commandes sous SAP, agendas de la direction. Excel avancé (tableaux croisés dynamiques).
Exemple rédigé pour l’illustration : remplace chaque détail par les tiens.
Décrire tes expériences : avant, après
Une tâche décrit le poste ; un résultat te décrit, toi. Pour chaque expérience, garde deux à quatre lignes qui disent ce que tu as fait, à quelle échelle, et ce que ça a changé.
À éviter
Facturation.
Mieux
Émis et suivi 200 factures par mois sous Sage, avec relance des impayés : délai moyen de paiement réduit de 12 jours.
À éviter
Gestion des agendas.
Mieux
Géré les agendas et les déplacements de 3 directeurs, dont l’organisation de 2 séminaires annuels de 80 personnes.
À éviter
Classement des documents.
Mieux
Mis en place l’archivage numérique des contrats fournisseurs : chaque document retrouvé en moins d’une minute.
Exemples fictifs : les chiffres montrent la forme attendue, utilise les tiens.
Dans quel ordre présenter ton CV
- En-tête avec l’intitulé exact de l’offre (« Assistante administrative », « Assistante de gestion »).
- Accroche : secteur, taille de l’entreprise, missions principales, logiciels.
- Compétences : logiciels avec niveau réel, puis missions maîtrisées.
- Expériences avec volumes et résultats.
- Formation, langues.
Les erreurs qui font écarter un CV
- Écrire « maîtrise du Pack Office » sans préciser : dis ce que tu sais faire dans Excel.
- Oublier le logiciel métier (SAP, Sage, Cegid), souvent filtré par les ATS.
- Une liste de tâches sans volume ni résultat.
- Des fautes d’orthographe : pour un métier où l’on rédige, elles sont éliminatoires.
Questions fréquentes
Quelles compétences mettre sur un CV d’assistante administrative ?
Les logiciels (avec ton niveau réel), les missions que tu maîtrises (facturation, agendas, accueil) et deux ou trois qualités prouvées. Voir les compétences à mettre sur un CV.
Comment se démarquer quand il y a beaucoup de candidats ?
En reprenant les mots exacts de l’offre et en chiffrant tes missions. Un CV adapté à l’annonce passe mieux le tri automatique : teste-le avec notre test CV ATS gratuit.